Effektiv behandling af interne høringer i kommunens teknik- og miljøforvaltning

Høring.dk er en webbaseret platform til behandling af interne høringer - også kaldet stjernehøringer - som kan bruges af alle ansatte i kommunen, uanset om de sidder i Byg, Natur, Miljø, Plan eller noget helt femte.

Ved at strømline og automatisere en række arbejdsgange, skabes der overblik og effektivitet, som fører til hurtigere sagsbehandling.

Slutresultatet af en behandling i Høring.dk er som regel et Word dokument som vil indgå i kommunens videre behandling af den pågældende sag.

Sagsbehandlingstiden forkortes, både fordi medarbejderne slipper for at læse og skrive en række emails og fordi der automatisk sendes rykkere / notifikationer når deadline for en høring nærmer sig - eller når den er fuldt besvaret, og kan ekspederes videre.

De endelige svar man giver til borgere og virksomheder får et mere ensartet udtryk fordi de er dannet med samme system. Med standardsvar kan man desuden lave gode, gennemarbejdede besvarelser som kan genbruges. Altsammen medvirkende til en oplevet forbedring af kvaliteten.

Med alle høringssager samlet i et enkelt system, opnår I et uovertruffent overblik: Ledere - eller faktisk alle med adgang til systemet - kan nemt se status, ubesvarede temaer samt tidsfrbrug for alle igangværende høringer. Ønsker I at lave jeres egne dashboards, stiller Høring.dk de fornødne data til rådighed via et API.

Arbejdsgangene omkring interne høringer starter med at en sagsbehandler modtager en henvendelse fra en borger eller en virksomhed. Det kan fx dreje sig om at opføre en tilbygning, etablere et biologisk renseanlæg eller udvide en genbrugsplads - eksemplerne er mange!

Sagsbehandleren laver en konfliktsøgning i kommunens GIS system, baseret på det geografiske område som henvendelsen vedrører. Derved dannes en rapport over alle de lag som lapper ind over området. Med et godt opdateret GIS datagrundlag omfatter dette alle tænkelige fagområder, herunder installationer, kyst-, bygge og kirkelinjer, kommunalplaner, Natura 2000 regler mv.

Rapporten overføres elektronisk til Høring.dk - typisk blot med et enkelt klik - og sagsbehandleren kan nu gennemføre oprettelsen af høringen ved at fravælge lag som ikke vurderes relevante, eller tilvælge særlige lag som er oprettet på Høring.dk.

Når høringen er oprettet notificeres de berørte teams eller tovholdere.

Hvis høringen fx indeholder et lag som “Kystlinjer”, sendes notifikationen til den bruger eller fællespostkasse som er sat op til at være tovholder for temaet “Kystlinjer”.

Når en medarbejder har besvaret sit tema, kan temaet markeres som afsluttet.

Når alle temaer i en høring er afsluttet, får sagsbehandleren besked, hvorefter alle svarene kan downloades som et Word dokument der kan indgå i den videre sagsbehandling, og borgeren eller virksomheden kan få svar på sin henvendelse.